Краткий отчет и подробный отчет
Написание отчета в бизнесе является необходимостью, и бывают случаи, когда вы, как бизнес-менеджер, должны написать подробный отчет, а также случаи, когда вам нужно передать краткую информацию в обобщенном виде. Они известны как краткие отчеты и длинные отчеты, и хотя они могут содержать одинаковую информацию, существуют различия в формате, стиле, глубине и, конечно же, длине. Рассмотрим подробнее два типа отчетов.
Цель любого отчета, будь то длинного или краткого, состоит в том, чтобы быть ясным, чтобы информация, предназначенная для передачи, была легко понята. Написание отчета – это навык, который необходим всем профессиональным менеджерам. Следует понимать, что в отчете представлены факты и цифры, а не навязывание аргументов, как в эссе. У любого читателя нет вечности, чтобы неторопливо читать отчет, и поэтому любой отчет, будь то длинный или короткий, должен содержать короткие и лаконичные абзацы с заголовками и подзаголовками, а также подчеркивать важные моменты, чтобы подчеркнуть их важность.
Краткий отчет также называют неофициальным отчетом, а длинный отчет иногда называют формальным отчетом. Краткий отчет часто представляет собой не более чем одну страницу заявления, содержащего факты и цифры в самой сжатой форме. Краткий отчет похож на меморандум и не нуждается в обложке. Этот стиль репортажа часто бывает случайным и непринужденным. Стиль письма включает использование первого лица, такого как я и мы, что резко контрастирует с длинным отчетом, в котором используются полные имена людей.
В длинном отчете всегда есть заголовок, введение, основная часть и заключение. Это всегда больше, чем одна страница в длину. Иногда он содержит сопроводительное письмо, в котором упоминаются все детали, включенные в подробный отчет. В конце длинного отчета есть библиография и приложение. Обычно длинные отчеты распечатываются и переплетаются в твердой обложке. Тон в длинном отчете сдержанный и мрачный, в отличие от короткого письма.
